Dokumente sicher aufbewahren: im Unternehmen

Dokumentenaufbewahrung: Unterlagen vorschriftsgemäß aufbewahren

Unternehmer*innen und Gewerbetreibende sind laut Gesetzgeber dazu verpflichtet, relevante Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die meisten Unterlagen müssen entweder für sechs oder für zehn Jahre aufbewahrt werden. Geregelt wird dies von diversen Gesetzen und Verordnungen:

• dem Steuerrecht bzw. der Abgabenordnung (AO)
• dem Handelsrecht bzw. dem Handelsgesetzbuch (HGB)
• dem Sozialversicherungsrecht
• dem Arbeitsrecht

Laut Steuerrecht bzw. der Abgabenordnung unterliegen alle, die generell aufgrund des Berufs oder einer Tätigkeit aufzeichnungs- und buchführungspflichtig sind, auch der steuerlichen Buchführungspflicht. Die Abgabenordnung sieht vor, dass ab 500.000 Euro Umsatz bzw. 50.000 Euro Gewinn eine Buchführung und Aufzeichnung verpflichtend ist. Eine saubere und geschützte Art der Aktenaufbewahrung ist unumgänglich.

Im Folgenden werden diverse Fragen rund um die Dokumentenaufbewahrung geklärt:

• Welche Dokumente unterliegen der Aufbewahrungspflicht?
• Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
• Welche Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden?
• Welche analogen und digitalen Möglichkeiten der Dokumentenaufbewahrung gibt es?
• Was ist der Unterschied zwischen Dokumenten und Daten?
• Was ist der Unterschied zwischen Datensicherheit und Datenschutz?
• Was ist der Unterschied zwischen Datensicherung und Datenspeicherung?
• Tipps sowie Dos & Don’ts bei der Aktenaufbewahrung
• Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten

Was ist Datensicherheit und was bedeutet Datenschutz?

Möchte man als Unternehmer*in der Aufbewahrungspflicht nachkommen, so sollte zuerst zwischen Datensicherheit und Datenschutz unterschieden werden. Die Begriffe werden häufig synonymisch verwendet, obwohl sie sich auf unterschiedliche Dinge beziehen.

• Datensicherheit im Unternehmen bedeutet, dass Maßnahmen ergriffen werden, um sensible Daten aller Art vor Fremdzugriff oder Zerstörung zu schützen. Dabei muss es sich nicht um personenbezogene Daten handeln, sondern einfach um schützenswerte Informationen. Datensicherheit wird mit diversen (technischen) Maßnahmen gewährleistet.
• Datenschutz bezieht sich auf personenbezogene Daten und dem Umgang mit ihnen bzw. der Sicherstellung der informationellen Selbstbestimmung. Es handelt sich um rechtliche Bestimmungen bzgl. der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten wie etwa Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

Datenschutz vs. Datensicherheit

Datenschutz kann also ohne Datensicherheit nicht garantiert werden. Datensicherheit sorgt dafür, dass unternehmensrelevante und/oder personenbezogene Daten geschützt abgelegt und verarbeitet werden können. Vor allem in Unternehmen werden personenbezogene Daten gesammelt und verwahrt – z. B. Lohnzettel samt Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und anderen Erkennungsmerkmalen.

Für Unternehmen ist also die Datensicherheit ein großes Thema. Es gilt, gezielt Maßnahmen zu setzen, um Daten bzw. Dokumente vor Witterungseinflüssen, Verlust oder Diebstahl zu schützen. Zudem müssen wichtige Unterlagen stets griffbereit sein und etwa dem Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung vollständig ausgehändigt werden.

Der Unterschied zwischen Daten und Dokumenten

Daten und Dokumente sind ebenfalls Begriffe, die häufig gleichbedeutend verwendet werden, aber nicht das Gleiche bedeuten. Die folgende Erklärung trennt die Begriffe etwas voneinander:

„Prinzipiell bildet jedes aus Daten bestehende Objekt (Datei, Datensatz, Webseite, etc.) ein Dokument, sobald es als publizier- oder kommunizierbares Objekt aufgefasst wird – eine grundsätzliche Unterscheidung zwischen publizierten oder kommunizierten Daten und digitalen Dokumenten ist deshalb nicht möglich.“

Voss: Was sind eigentlich Daten? p. 7

Daten bilden also Dokumente, im digitalen Bereich ist die Differenzierung aber schwierig. Einfacher ist hingegen die Trennung von digitalen Daten und analogen, also ausgedruckten Dokumenten in Papierform.

Im Bereich Datensicherheit und Datenschutz stellt sich schnell die Frage, für wie lange Unternehmen verpflichtet sind, Dokumente aufzubewahren und ob dies in analoger Papierform oder digital erfolgen soll bzw. muss. Unternehmen unterliegen hier rechtlichen Vorgaben zur Aktenaufbewahrung. Im Folgenden wird näher auf diese Pflichten eingegangen.

Wie lange muss man Dokumente aufbewahren?

Die Pflicht zur Dokumentenaufbewahrung und -archivierung ist in Deutschland in Sachen Dauer festgelegt: es handelt sich meist um eine Frist von entweder sechs oder zehn Jahren.

Die folgende Tabelle liefert einen Überblick über die verpflichtende Aufbewahrungsdauer verschiedener wichtiger Dokumente im Unternehmen:

Dokumente sicher aufbewahren: Analoge und digitale Maßnahmen zur Datensicherheit

Möchte man nun im Unternehmen die Datensicherheit mit gezielten Maßnahmen umsetzen und so den Datenschutz gewährleisten, so  hat man zwei Möglichkeiten – entweder die digitale Sicherung oder analoge Aufbewahrung.

Was den rechtlichen Rahmen angeht, ist es mittlerweile erlaubt, die meisten Dokumente im Unternehmen zu digitalisieren und auf Datenträgern oder in der Cloud abzuspeichern. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn das gilt nicht für alle Unterlagen.

Ordner: Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform

Geht es um so wichtige Unterlagen wie Verträge, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Geschäftskonten etc., sollten diese nicht einfach in einer Mappe in einem Schrank im Büro abgestellt werden. Um Datensicherheit bzw. Datenschutz zu gewährleisten, braucht es einen geeigneten Platz, der unterschiedliche Kriterien erfüllt.

Technische Maßnahmen zur Datensicherung heißt im Falle von Dokumenten, dass diese einerseits vor dem Zugriff Dritter, vor Verlust und auch vor Bränden und Witterungseinflüssen geschützt werden müssen. Dies lässt sich mit eigenen Dokumententresoren und Dokumentenkassetten gewährleisten.

Dokumententresor

Ein Dokumententresor bzw. Aktentresor ist für die vor Feuer (und Wasser sowie Gas) geschützte Dokumentenaufbewahrung konzipiert – den Feuerschutz sollte ein Zertifikat bezeugen. Die gängigen Feuerschutz-Zertifizierungen (S60P, S120P, LFS30, LFS60) beziehen sich auf Papier und bedeuten, dass der Innenraum beim Brandfall um nicht mehr als 150°C aufgeheizt wird. So können gedruckte Dokumente keinen Schaden nehmen. In der Regel bieten die Dokumententresore der jeweiligen Feuerschutzklassen einen Feuerschutz über 30, 60 oder sogar 120 Minuten.

Vorsicht ist hier bei Speichermedien geboten, denn Feuerschutz alleine reicht nicht aus, um die Geräte vor Zerstörung zu schützen. Bei elektronischen Datenträgern muss gewährleistet werden, dass sich der Innenraum des Tresors um nicht mehr als 30°C erwärmt, denn die Speichermedien sind wärmeempfindlicher als Papier. Datentresore, die die Zertifizierungen S60DIS bzw. S120DIS haben, sind für die Aufbewahrung von Datenträgern ausgelegt.

Dokumententresore entsprechen auch einem genormten Einbruchschutz und sind bis zu einer gewissen Summe versicherbar.

Dokumentenkassette

Die Dokumentenkassette ist ideal für die Aktenaufbewahrung geeignet. Es gibt zudem eigens konzipierte Kassetten, die auch für die Aufbewahrung von Datenträgern wie Festplatten und USB-Sticks geeignet sind. So sind die Inhalte – in gängigen Modellen – eine Zeit lang vor Feuer geschützt, auch Feuchtigkeit und Licht können nicht durchdringen. Ein Vorteil gegenüber dem Tresor ist das vergleichsweise geringe Gewicht einer Kassette.

• Wenig Gewicht bringt allerdings den Nachteil mit sich, dass eine Dokumentenkassette sehr leicht weggetragen werden kann.
• Auch kleinere Tresore laufen Gefahr, von Einbrechern mitgenommen zu werden, wenn sie nur wenig Gewicht haben. Es ist für Diebe einfacher, den gesamten Tresor wegzutragen, ohne zu wissen, was drin ist und ihn an einem anderen, für sie sicheren Ort aufzubrechen.

Bankschließfach

Urkunden, Bilanzen, Steuerbescheide oder Jahresabschlüsse sowie den einen oder anderen Datenträger kann man auch in einem Bankschließfach sicher verwahren. Vor allem für die Originale oder das Zweitmedium, auf dem wichtige Daten gespeichert sind (das Erstmedium befindet sich im Tresor im Unternehmen), ist ein Schließfach bei einer Bank ideal.

Digitale Dokumentenaufbewahrung: Datensicherheit im Unternehmen

Zur Datensicherung gibt es gerade im digitalen Bereich sinnvolle Möglichkeiten. Vor allem Speichermedien wie USB-Sticks und die Cloud. Wer sich unsicher ist, wie die Unternehmensdokumente am besten digitalisiert und archiviert werden können, tut gut daran, Expert*innen in Sachen Datensicherheit hinzuzuziehen.

Physische Datenträger: USB-Datensticks und Festplatten

Festplatten und Datensticks können viel Speicherplatz bieten und nehmen verhältnismäßig kaum Platz ein. Ein physischer Datenträger ist zudem einfach in der Handhabung – mit einem sinnvollen Archivierungssystem und klaren Benennungen der Dokumente lässt sich viel Zeit auf der Suche nach den richtigen Unterlagen einsparen.

Allerdings sind die Datenträger nicht vor Zerstörung geschützt und verlieren über die Jahre hinweg an Leistungsfähigkeit. Was die Aufbewahrung angeht, so muss die Lesbarkeit der Datenträger jederzeit gewährleistet werden können. Sie müssen also regelmäßig überprüft und ausgetauscht werden.

Werden Daten auf physischen Speichern aufbewahrt, so sollten diese unbedingt mit einem starken Passwort verschlüsselt sein. Es ist ebenfalls sehr empfehlenswert, sie in doppelter Ausführung aufzubewahren – im Dokumententresor und im Bankschließfach.

Dezentrale Cloud-Speicher: im In- und Ausland

Ein Vorteil von Cloud-Speichern, die in großen Rechenzentren die Daten verwahren, ist die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus auf die wichtigen Informationen und Unterlagen zugreifen zu können. Zudem lassen sich Daten leicht mit befugten Personen bzw. Finanzinstitutionen teilen und sind gut vor Diebstahl geschützt.

Für Unternehmen empfiehlt es sich, dass ein deutscher oder zumindest europäischer Anbieter gewählt wird, der den europäischen Datenschutzrichtlinien – der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) – unterliegt. Ansonsten gelten andere rechtliche Bestimmungen. Es wird somit Dritten die Befugnis erteilt, Einsicht in die Dokumente zu nehmen, wie beispielsweise in den USA.

Tipps zur Dokumentenaufbewahrung: Dos and Don’ts bei den Maßnahmen zur Datensicherung

Es gibt verschiedene Aspekte, die im Unternehmen unbedingt bedacht werden sollten. Die folgende Aufzählung nennt einige Dos and Don‘ts und liefert Tipps zur sicheren Dokumentenaufbewahrung:

Do:

• Expert*innen  zur Datensicherheit hinzuziehen, um alles richtig zu machen.
• Mit Steuerberatern genau klären, welche Dokumente im Unternehmen wie lange aufbewahrt werden müssen.
• Bankschließfächer für elektronische Datenträger nutzen.
• Zwei Datenträger mit den identischen Daten an zwei Orten

Don’t:

• Rechnungen nicht kopieren und nur das Original ablegen. Thermopapier verblasst und somit sollte die Originalrechnung zusammen mit einer Kopie auf Druckerpapier abgelegt werden.
• Bei der Tresoranschaffung sparen und auf Feuerschutz usw. verzichten.
• Alle Dokumente und Datenträger an einem Ort aufbewahren (Original und Kopie immer getrennt voneinander).
• Eine Cloud mit Standort/Speicher außerhalb Europas mieten – europäische Datenschutzregeln greifen sonst nicht.
• Auf die Verschlüsselung von Datenträgern

Mögliche Konsequenzen

Bei Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) drohen empfindliche Strafen. Genaue Angaben, welche Vergehen welche Folgen nach sich ziehen, können nicht gemacht werden. Jedoch ist mit strafrechtlichen Konsequenzen und/oder Geldstrafen zu rechnen.

Treten bestimmte Situationen ein, kann die Verletzung der Aufbewahrungspflicht auch als Steuerhinterziehung oder fahrlässige Steuerverkürzung gestraft werden.

Unterlagen aufbewahren: als Privatperson

Auch für Privatpersonen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Diese bezieht sich aber nur auf Handwerkerrechnungen, denn es muss bewiesen werden können, dass keine Schwarzarbeit geleistet wurde. Die restlichen wichtigen Unterlagen unterliegen keiner Pflicht, aber es gibt Empfehlungen zur lebenslangen Aufbewahrung:

• Pass und Personalausweis ???? es gibt eine Ausweispflicht
• Notariell beglaubigte Unterlagen
• Geburts- & Heiratsurkunden, evtl. Scheidungsbeschluss
• Betriebliche Altersvorsorge
• Erbschein
• Testament
• Sterbeurkunde

Es gibt noch weitere Dokumente wie Steuererklärungen, Arbeitsverträge und -zeugnisse, Gehaltsabrechnungen sowie Versicherungspolicen, die auch einige Jahre aufbewahrt werden sollten.

Fazit

Im Unternehmen Dokumente sicher aufzubewahren, ist für kleine sowie mittlere Betriebe, GmbHs usw., unabdingbar. Man sollte sich schon bei der Gründung um die korrekte und sinnvolle sowie zeitsparende Archivierung kümmern, sodass keine Unordnung entstehen kann. Zudem ist es empfehlenswert, digitale Maßnahmen zur Datensicherung zu ergreifen, wo sie Sinn ergeben und Tresore sowie Schließfächer für besonders wichtige Unterlagen zu nutzen.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Im folgenden Abschnitt werden oft gestellte Fragen zur Dokumentenaufbewahrung im Unternehmen beantwortet.

Wie sollen Dokumente am besten aufbewahrt werden?

Am besten lassen sich wichtige Unterlagen, Urkunden und Dokumente in einem Dokumententresor mit Feuerschutz und Einbruchschutz aufbewahren. Originale und Kopien sollten getrennt voneinander im Dokumententresor und etwa in einem Bankschließfach aufbewahrt werden. Zusätzlich ist es sehr empfehlenswert, digitale Kopien – etwa PDFs – auf zwei Datenträgern zu sichern, die dann ebenfalls an zwei verschiedenen Orten (Tresor und Schließfach) verwahrt werden.

Welche Dokumente sollte man im Safe aufbewahren?

In Unternehmen müssen die meisten Dokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Vertragsurkunden, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine, Zolldokumente, Bilanzen, Steuerbescheide und Kontoauszüge. Gelten die Unterlagen nicht als Buchungsgrundlagen, so reicht es, sie 6 Jahre aufzubewahren Es sollten Kopien dieser Dokumente an einem zweiten Ort – zusätzlich zum Tresor – verwahrt werden.

Welche Dokumente müssen im Unternehmen in Papierform aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz  dürfen nicht auf Datenträgern gesichert werden (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB), sondern müssen als Original vorlegbar sein.

Was darf alles digital aufbewahrt werden?

Das Original eines unternehmensrelevanten Dokuments muss aufbewahrt werden, aber auch Kopien haben ihre Gültigkeit bzw. dürfen vorgelegt werden, wenn es zu Prüfungen kommt. Alle Dokumente – abgesehen von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Zollunterlagen – dürfen als Kopie digital abgespeichert und archiviert werden.

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